Em qualquer empresa que atua na comercialização de produtos, o estoque é um elemento fundamental. No ramo farmacêutico, não é diferente: o gerenciamento de estoque é a peça-chave para a sustentabilidade financeira das farmácias.
O estoque é o “coração” da farmácia, se ele não vai bem, tudo pode ficar comprometido. O desabastecimento ou a falta de mercadorias traz consequências imediatas aos resultados e às vendas.
Por isso, é essencial saber como fazer controle de estoque. Afinal, o que vale mais a pena: manter níveis máximos e atender os clientes, fazendo um maior aporte financeiro, ou manter quantidade mínima de produto para imobilizar os recursos financeiros?
Mais estoques?
Maior investimento?
Estoque baixo?
Falta de produtos?
Esse é um dos maiores dilemas do gerenciamento de estoque nas farmácias.
Não importa se você é proprietário, gerente ou balconista, todos devem saber claramente que o sucesso financeiro da farmácia não depende apenas do volume geral de vendas, mas do quanto cada produto contribui para o lucro do estabelecimento.
Cada item vendido na farmácia contribui de alguma forma para o lucro geral. Conhecer esse dado é de extrema importância para o sucesso de seu trabalho, e um sistema para farmácia pode ajudar nessa tarefa.
Compor o estoque de uma farmácia não é missão fácil, além de ser um grande investimento: existem no mercado milhares de apresentações de medicamentos, o mesmo para itens de perfumaria.
Como fazer controle de estoque?
As três perguntas que devem ser feitas para um controle de estoque de medicamentos são:
- Quanto comprar?
- Para quanto tempo?
- Quando comprar?
A verdade é que as empresas não podem imobilizar capital em estoques gigantescos, sob pena de sérios danos financeiros.
Além disso, é importante dimensionar a variedade dos itens em estoque, com atenção especial para os medicamentos.
Como já dissemos, são muitas marcas e apresentações, com a condição específica dos itens de referência, similares e genéricos. Um mesmo item ou princípio ativo, portanto, pode ser encontrado em várias marcas.
A seguir, veja algumas dicas para criar seu programa de controle de estoque e melhorar a sua gestão de farmácia.
Conheça a clientela da farmácia
É preciso conhecer bem a clientela onde o seu ponto comercial está instalado. Identificar se os clientes são “de passagem” ou da redondeza, se a maioria aposentada e etc.
Além disso, se há hospitais e consultórios próximos, o perfil de prescrição dos médicos e dentistas, dentre outras informações.
Considere a sazonalidade dos produtos
Um bom gerenciamento de estoque considera a sazonalidade dos produtos, levando em conta as estações do ano, um fator importante para reforçar o estoque de determinados medicamentos específicos para cada época.
Além disso, existem outras condições importantes quando se fala em sazonalidade como o marketing da indústria farmacêutica, hábitos de prescrição dos médicos, surtos, dentre outras situações.
Estoque na posologia correta
Todo o cuidado com os estoques está pautado no acompanhamento da previsão do consumo e na demanda do produto.
Com essas estimativas, serão formulados parâmetros de compra, que servirão de base para a manutenção dos níveis de estoque.
Esses dados devem ser atualizados frequentemente, sendo muito interessante, portanto, um software que faça estes cálculos.
É aconselhável o uso de recursos informatizados para a gestão dos estoques, como uma planilha de controle de entrada e saída de medicamentos.
A previsão de demanda dos estoques pode se classificar em duas categorias:
- Quantitativa
- São as informações que podem ser medidas de forma objetiva, como resultados de relatórios, contagens, anotações e registros feitos manualmente ou por computador.
Baseiam-se em médias de consumo nos últimos períodos.
- Qualitativa
- São informações baseadas em desejos, opiniões e sentimentos (portanto, são subjetivas).
As técnicas de previsão de consumo podem ser classificadas em três grupos. Geralmente, as farmácias mesclam um pouco de cada um deles em seu planejamento:
- Projeção
- São aquelas que admitem que o futuro será a repetição do passado ou imaginam que as vendas evoluirão no tempo, segundo a mesma lei observada no passado.
- Explicação
- Procura explicar as vendas do passado mediante cálculos que as relacionam com outras variáveis, cuja evolução é conhecida ou previsível.
- Predileção
- Funcionários e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas. A experiência é fundamental.
A curva abc e a venda média
A Curva ABC é um método de valorização dos estoques baseado em quantidades e custos unitários. Consiste em classificar o estoque em categorias denominadas A, B ou C.
Categoria A:
Nesta categoria ficam os itens mais importantes, com alto retorno, e que fazem parte de uma parcela significativa dos valores investidos em estoque, por isso, devem ser tratados com atenção especial.
São de alto giro e ocupam até 20% do estoque, garantindo 70% do faturamento. Todos na farmácia devem saber quais são os produtos que garantem o maior faturamento da loja. Possuem boa margem de contribuição.
Categoria B:
Aqui ficam os produtos intermediários, com retorno e rotatividade médios, ocupando cerca de 30% do estoque e respondendo por até 20% do faturamento.
O setor responsável pela compra deve ter atenção a esses produtos para evitar faltas, pois, podem influenciar o volume de vendas.
Categoria C:
Por fim, estão agrupados os itens menos importantes em termos de venda, correspondendo até 70% do estoque e somente 10% do faturamento.
Embora sejam mais numerosos, esses itens possuem um valor inexpressivo em relação ao valor total do estoque.
Importante: esses números referem-se à variedade de itens e não à quantidade de cada um deles.
Para chegar aos cálculos da Curva ABC são utilizados os dados de Venda Média Diária de cada produto.
A Venda Média Diária (VMD) é a quantidade média de saída de um produto em um dia.
Estoque de segurança e estoque máximo
Para definir corretamente o volume de estoque de cada produto e da farmácia inteira, o princípio é sempre o mesmo: partindo da VMD e da possibilidade de reabastecimento de sua farmácia pelos laboratórios ou distribuidores, deve-se definir qual o número de dias que a farmácia terá de estoque de segurança.
Estoque de Segurança ou Ponto de Chamada é a quantidade mínima de determinado produto que deve existir em estoque.
Essa quantidade contribui para um gerenciamento de estoque mais efetivo, já que ajuda a cobrir eventuais atrasos no seu reabastecimento.
Para esse cálculo, deve-se considerar o número de dias que o distribuidor demora para entregar o produto depois de feito o pedido (quatro dias, por exemplo).
Se multiplicarmos a VMD por quatro, saberemos qual é o estoque mínimo que deve existir em sua farmácia para fazer uma nova compra.
Isso permite que o produto seja comprado e recebido antes do seu estoque acabar, sem comprometer as vendas.
Vejamos um exemplo:
- VMD = 1 unidade x 4 dias (número de dias que demora a reposição). Portanto, a farmácia tem que ter quatro unidades quando fizer o pedido de reposição.
O sistema de reabastecimento pelo estoque mínimo garante que a mercadoria, em sua maioria, não acabe antes da nova chegar.
Já o Estoque Máximo (EM) é o mais alto estoque permitido para a farmácia se manter abastecida durante um determinado número de dias, obedecendo às limitações de espaço físico, financeiras, etc.
Não se esqueça: para calcular a entrada, estude a saída!
Para verificar como está o atendimento em relação ao estoque, há um indicador fácil de ser usado: a Verificação do Nível de Serviço Praticado (VNSP).
Essa análise deve ser feita produto por produto. O nível do serviço é calculado da seguinte forma:
O resultado obtido será o número de dias necessários para que o estoque termine.
Se esse valor for superior há dez dias, é preciso rever o estoque máximo deste produto. Atualmente, a não ser que a frequência de abastecimento seja superior à uma semana, as farmácias não possuem estoques máximos de produtos acima de 15 dias de giro.
Se isso acontecer, é hora de revisar os cálculos e as compras.